Een begroting laat zien welke kosten je verwacht te maken en welke omzet daar tegenover staat, meestal per maand voor de komende 12 tot 24 maanden. Voor een startup die funding ophaalt is de begroting meer dan een intern stuurmiddel: het is de onderbouwing van je ask. Als je 750.000 euro vraagt, wil een investeerder precies zien waar dat geld heen gaat en welke milestones het oplevert. Ik lees als banker honderden begrotingen per jaar, en het verschil tussen een geloofwaardige en een ongeloofwaardige begroting zit zelden in de getallen zelf. Het zit in de logica erachter.
In dit artikel leg ik uit hoe je een begroting opbouwt, waar de klassieke fouten zitten en waar investeerders op letten.
Over mij
Vincent Ruis is oprichter van Scaleuptools en actief startup- en scale-up bankier. Hij begeleidde tientallen Nederlandse groeibedrijven bij hun financiering en fundraising. Met Scaleuptools.nl brengt hij die kennis direct naar founders: via professionele templates die je anders bij een dure adviseur zou moeten kopen.
Wat er in een startup-begroting hoort
Een goede begroting bestaat uit drie blokken: personeelskosten, overige operationele kosten en omzet. Op maandbasis, niet op jaarbasis. Een jaarbedrag verbergt precies de informatie die ertoe doet: wanneer een kostenpost begint, hoe hij meegroeit en in welke maand het pijn doet.
Personeelskosten: de grootste post en de grootste fout
Bij vrijwel elke startup is personeel 60 tot 75% van de totale kosten. En het is ook de post waar de grootste rekenfout zit: begroten op bruto salaris.
Wat een medewerker jou kost is niet het bruto salaris. Daar komen werkgeverslasten bovenop: sociale premies, pensioenbijdrage, vakantiegeld. Reken als vuistregel met een opslag van 25 tot 30% op het bruto jaarsalaris. Een developer van 5.500 euro bruto per maand kost je dus geen 66.000 euro per jaar maar ruwweg 85.000 euro, en dan heb je laptop, software, werkplek en reiskosten nog niet meegeteld.
Concreet voorbeeld. Een team van 6 mensen met een gemiddeld bruto salaris van 4.800 euro per maand lijkt op papier 345.600 euro per jaar te kosten. Met werkgeverslasten is het ruim 440.000 euro. Dat gat van bijna een ton is precies het verschil tussen een begroting die klopt en een runway die 3 maanden korter blijkt dan gedacht.
Neem in je personeelsbegroting per hire de startmaand op, niet alleen het aantal FTE per jaar. Iemand die in september start, kost dit jaar 4 maanden, niet 12.
Koppel nieuw personeel aan milestones, niet aan een kalender
Dit is waar ik de meeste begrotingen zie sneuvelen in gesprekken met investeerders. Een begroting waarin in Q1 acht mensen tegelijk starten, roept direct vragen op. Kun je die mensen überhaupt zo snel vinden en inwerken? En waarom heb je ze alle acht nodig voordat er iets bewezen is?
De sterkere opbouw: koppel elke hire aan een milestone of een signaal. De tweede sales-hire komt pas als de eerste zijn target haalt. Het supportteam groeit mee met het aantal klanten, niet met de kalender. Zo laat je zien dat je kosten stuurt op bewijs in plaats van op hoop, en dat is precies het gedrag waar investeerders hun geld aan toevertrouwen.
Overige operationele kosten
De tweede categorie is overzichtelijker, maar ook hier zitten voorspelbare gaten. Denk aan: huisvesting en werkplekken, software en hosting (die meegroeit met team en klanten), marketing, administratie en accountant, verzekeringen, juridische kosten en een post onvoorzien.
Twee aandachtspunten. Ten eerste marketing: onderbouw dit budget met je acquisitiemodel in plaats van een rond bedrag. "10.000 euro per maand" zegt niets; "een CAC van 800 euro en een doel van 12 nieuwe klanten per maand, dus 9.600 euro" laat zien dat je je funnel kent. Ten tweede de post onvoorzien: neem 5 tot 10% van je totale kosten op. Niet als gemakzucht, maar omdat elke investeerder weet dat er dingen tegenzitten. Een begroting zonder buffer is een begroting die bij de eerste tegenvaller al niet meer klopt.
Omzet: begroot conservatiever dan je pitcht
Je omzetprognose in de begroting moet aansluiten op je financiële model en je deck, maar de valkuil is bekend: de hockeystick. Omzet die verdrievoudigt terwijl het team en het marketingbudget gelijk blijven, is de snelste manier om je geloofwaardigheid te verliezen. Elke euro omzetgroei heeft een kostenkant: meer sales-capaciteit, meer marketinguitgaven, meer support.
Mijn advies uit de praktijk: maak je basisbegroting op het scenario dat je met 70% zekerheid haalt, en laat de ambitieuze variant zien als apart groeiscenario. Investeerders rekenen toch wel af op wat je waarmaakt, en een founder die zijn eigen conservatieve begroting verslaat, staat er bij de volgende ronde vele malen sterker voor dan een founder die zijn ambitieuze begroting mist.
Van begroting naar cash
Een begroting is een winst-en-verliesverhaal, geen cashverhaal. Vakantiegeld valt in mei, BTW-afdracht per kwartaal, en facturen worden later betaald dan gepland. Vertaal je begroting daarom altijd door naar een cashflow prognose op maandbasis; hoe je dat doet lees je in ons artikel over de cashflow prognose. En deel je verwachte cashpositie door je netto burn om te zien hoeveel maanden je vooruit kunt: dat is je runway.
Waar investeerders op letten
Drie dingen vallen bij het doorlezen van een begroting direct op.
Eén: sluit de begroting aan op de ask en het verhaal in het deck, of vraagt de founder 750.000 euro terwijl de begroting maar 500.000 euro aan uitgaven laat zien?
Twee: zit er logica tussen groei en kosten, groeien omzet, team en marketing in verhouding mee?
Drie: zijn de personeelskosten volledig, inclusief werkgeverslasten? Dat laatste is een detail, maar wel het detail waaraan je ziet of iemand zijn cijfers kent.
Zelf aan de slag met je startup-begroting
Je kunt een begroting zelf in Excel opbouwen, maar de fouten zitten in de details: werkgeverslasten, startmaanden van hires, kosten die meegroeien met omzet. In onze financiële modellen voor SaaS, hardware en marketplace startups zit de volledige begroting standaard ingebouwd, doorvertaald naar cashflow en runway. Wil je maandelijks sturen op begroting versus realisatie, kijk dan naar onze Budget vs Actuals template.
Download Runway Calculator
In 5 minuten je runway bereken voor je startup. Geheel gratis.
Lees hier veelgestelde vragen
Een begroting is één onderdeel van je financiële model: de verwachte kosten en omzet. Een volledig financieel model bevat daarnaast je cashflow prognose, runway, KPI’s en scenario’s.
Reken als vuistregel 25 tot 30% bovenop het bruto salaris voor sociale premies, vakantiegeld en pensioenbijdrage. Een bruto salaris van 60.000 euro per jaar kost je als werkgever dus 75.000 tot 78.000 euro.
Minimaal 12 maanden op maandbasis, en bij een funding ronde 18 tot 24 maanden. Dat is de periode die je met de ronde overbrugt, dus die moet je kunnen onderbouwen.
Ja, 5 tot 10% van je totale kosten. Een begroting zonder buffer klopt bij de eerste tegenvaller al niet meer, en investeerders weten dat.
De exploitatiebegroting laat kosten en omzet zien (winst), de liquiditeitsbegroting laat zien wanneer geld daadwerkelijk je rekening in en uit gaat (cash). Voor startups zijn beide nodig: de eerste voor de onderbouwing, de tweede om te weten wanneer je kapitaal nodig hebt.
Vergelijk maandelijks je begroting met de realisatie (budget vs actuals) en stel bij waar nodig. Een begroting die je één keer per jaar maakt en daarna niet meer aanraakt, verliest binnen een kwartaal zijn waarde.